Que l’on travaille dans un bureau individuel, un espace partagé ou chez soi, il faut parfois se remotiver pour la reprise. Peut-être avez-vous déjà établi votre to do list incontournable, accompagnée d’un emploi du temps idéal dans lequel vous avez casé le sport et les activités ou loisirs que vous voulez absolument pratiquer, en plus de votre temps de travail.

Mais avez-vous pensé à l’organisation de votre espace de travail ? Notre poste de travail – que ce soit un bureau classique mais aussi un atelier, une boutique ou un comptoir, est sans doute le lieu où nous allons passer le plus de temps. Il existe une méthode pour le rendre attractif et efficace, en instaurant l’ordre comme un remède possible à la charge mentale.

La méthode japonaise des 5S a d’abord été appliquée dans l’industrie par la société Toyota, dans un souci d’amélioration de la productivité.

L’objectif premier est de gagner du temps, mais aussi de rester concentré et motivé, tout en travaillant dans un cadre agréable. Regardons de plus près comment on peut l’appliquer à nos propres environnements de travail, en détaillant chacun de ces « S ».

1. Seiri ou débarrasser

Première étape : enlever de votre bureau ou de votre espace tout ce qui n’a rien à y faire, mais aussi ce qui est cassé, abimé, ce qui peut être jeté, archivé… Adoptez le principe que ce qui n’a pas servi depuis un an peut être classé ou éliminé. Vous avez des scrupules ? Placez tous ces objets intermédiaires dans un carton et sur une étagère, vous vérifierez dans 6 mois si vous avez eu besoin d’aller les rechercher.

A ce stade, on peut légitimement s’interroger sur l’intérêt des petits gri-gris, objets publicitaires, cartes postales ou photos que l’on pose ou accroche autour de son ordinateur, par exemple.
Avec les 5S, la concentration reste en ligne de mire et ces babioles sont davantage des sources de distraction que d’embellissement, surtout quand elles s’entassent et prennent la poussière. Allez, exit votre collection de pin’s !

Cette remarque est valable aussi pour le « bureau » de votre ordinateur. L’organisation et le classement des dossiers informatiques qui s’y trouvent s’avère nécessaire, en supprimant ou archivant les dossiers ou fichiers devenus inutiles ou obsolètes (et si en plus ils sont synchronisés sur le Cloud, la planète vous en saura gré). Un dossier en particulier est à nettoyer régulièrement : les téléchargements et la corbeille. Décidez, par exemple, de supprimer chaque soir les fichiers téléchargés du jour et dont vous n’avez plus besoin.

2. Seiton ou organiser

A présent, vous allez déterminer une place pour chaque chose. Au risque de passer pour un(e) maniaque, c’est cela qui va optimiser votre temps, en minimisant les actions et les déplacements superflus (lesquels sont d’ailleurs d’autres causes de distraction, donc de perte de temps).

Pour placer les objets, ustensiles ou outils dont vous avez besoin pour travailler, utiliser cette grille basée sur la fréquence d’utilisation :

  • ce qui ne sert qu’une fois par mois peut être rangé dans un endroit précis,
  • ce qui sert une fois par semaine est placé à proximité (sur une étagère ou dans un tiroir facilement accessible, par exemple),
  • ce qui sert une fois par jour peut rester sur le plan de travail et disposé à portée de main, voire, ce qui sert une fois par heure peut être même porté sur soi.

Dans l’industrie, on pense aussi à l’aspect sécurité, pour que rien ne puisse blesser celui qui travaille ou ses collègues. Au bureau ou dans un point de vente, on peut réfléchir de même concernant les fils électriques qui trainent.
Vous pouvez adopter une logique identique pour le « bureau » de votre ordinateur fixe ou portable : les dossiers sur lesquels vous travaillez en ce moment et les logiciels que vous utilisez le plus souvent peuvent être disposés sur votre écran d’accueil.

3. Seiso ou nettoyer

Qu’il devient agréable de dépoussiérer ou laver son espace de travail ! Ça, c’est le côté Feng shui de la méthode 5S. On en profite pour vérifier l’état de fonctionnement des outils de base. Un espace dégagé, aéré, donne une sensation de respiration et de légèreté qui motive et rend le travail plus agréable.

4. Seiketsu ou s’y tenir

Vous connaissez le principe d’une routine ? Plus c’est pareil et plus c’est facile. Donc, une fois ce travail effectué, il faut maintenant l’appliquer dans la durée. On peut éventuellement écrire sa routine de fin de journée pour ne rien oublier au début, comme par exemple : classer et nettoyer sa boîte mail, supprimer les fichiers inutiles, écrire sa to do list du lendemain, nettoyer son clavier, ranger feuilles et matériel pour laisser un espace dégagé…

On peut aussi étiqueter boites, tiroirs, étagères et classeurs ou afficher des mémos, pour bien fixer et visualiser son organisation, et en particulier si on partage son espace de travail avec d’autres collègues, afin que chacun s’y retrouve et procède de la même façon.

5. Shitsuke ou suivre

C’est un peu le contrôle qualité de la méthode. On ne déroge à rien, et on vérifie régulièrement que tout est appliqué et pertinent – ou bien on pose un autre ordre s’il faut adapter.

Prêt pour une rentrée positive ?