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Comment faire des réunions (plus) efficaces ?

La "réunionite" - même virtuelle - continue à frapper dans les entreprises françaises. Comment faire de ces incontournables réunions des moments réellement constructifs et productifs ?

Un contenu proposé par Inspirations

Publié le 24 janvier 2022

Auteur : Laurence Roux-Fouillet

Que celui qui ne s’est jamais ennuyé en réunion me jette la première pierre ! Que celle qui n’a jamais espéré ne pas être associée au point hebdomadaire du lundi matin lève le doigt !

Réunion d’équipe, de prospection, commerciale, de cadrage ou d’innovation… se mettre autour d’une table – ou d’un écran – à plusieurs est une des manies des managers et autres chefs de service. Une épidémie même : les salariés Français passeraient plus de 8 heures par semaine en réunion – et jusqu’à 30 jours par an pour les cadres. Ce qui est gênant, c’est que la plupart des participants à ces réunions sont quasiment toujours convaincus qu’elles sont en grande partie du temps perdu. Temps qui pourrait être plus efficacement consacré au travail effectif.

Dès le début du télétravail pour cause de crise sanitaire, les réunions en distanciel ont vite révélé leurs limites, en particulier du fait de la fatigue qu’elles installent rapidement, au point que l’on a parlé de visionite – un sujet que le blog a évoqué.

Néanmoins, il est parfois utile de se réunir, car à plusieurs on avance en principe plus vite et on recueille davantage d’informations dans un temps réduit, à condition de ne pas se laisser embarquer par l’exercice. Voici donc quelques conseils des « pros » de la réunion.

Dès qu’une idée de réunion survient, il faut toujours se demander si elle est utile.

Figer le temps simultanément de quatre ou cinq cadres doit en valoir la peine, quand on considère leurs responsabilités, le temps passé – qu’ils ne consacreront ni à leur travail, ni à leurs équipes. On pourrait même en calculer le coût-homme/femme pour évaluer si cela est rentable !

En amont : un cahier des charges ciblé

  • Une réunion, ça se prépare. Celui qui en a l’initiative doit déterminer le lieu (ou choisir de la faire en visioconférence), en fixer la durée nécessaire et déterminer un ordre du jour concis.
    Les réunions-fleuve, dont les objectifs sont trop vastes ou trop nombreux font d’emblée reculer. Mieux vaut les découper en plus petite sessions, concentrées et pertinentes.
  • Plus les réunions sont courtes, plus elles sont productives. Garder en tête un repère : la capacité de concentration d’une personne chute en moyenne après 45 minutes (et parfois même bien avant si le participant est de la génération Z).
  • La bonne durée serait 30 minutes. Si l’on veut gagner du temps, il est toujours possible de faire parvenir avec l’invitation quelques documents à consulter.

Enfin – ça parait une évidence – on ne convie que les personnes strictement nécessaires. Une réunion efficace ne devrait pas dépasser 6 participants. Celles qui peuvent être simplement intéressées par un point du contenu peuvent être invitées uniquement à ce moment-là, ou simplement mises en copie du compte-rendu (un exercice sur lequel il va falloir également être concis).

Pendant : quelques règles de communication claires

La bienséance voudrait que l’on écoute ou respecte les autres dans leurs propos et opinions, sans critique d’emblée. La réalité est souvent tout autre. Pour autant, on peut conseiller de couper les téléphones et de n’apporter son portable/laptop que s’il est indispensable. Si la réunion est courte, les participants pratiqueront plus facilement l’écoute active, une posture qui consiste à écouter vraiment (un sujet que nous avons récemment traité).
Attention aux slides et autres power-point « fleuve » qui alourdissent le propos plus qu’ils ne le clarifient. Certes, une image vaut mille mots, mais si la présentation n’est qu’une redite d’un document écrit, autant s’en passer (et c’est autant de temps économisé en amont pour celui censé la préparer).

Désigner un meneur

  • Celui ou celle qui va conduire la réunion a un double rôle : garder un œil sur le respect de l’ordre du jour, et le timing. S’il est reconnu comme tel par les autres – et encore plus s’il est l’instigateur de la réunion, il est légitime à interrompre si une démonstration tourne à la logorrhée, ou intervenir en cas de conflit. Une réunion commence et termine à l’heure, grâce à l’autorité efficace du meneur, qui recadre (toujours dans la bienveillance) en cas de digression. Un nouveau sujet peut être soulevé, il est alors plus prudent de l’aborder lors d’une prochaine réunion.
  • Tous les points ne peuvent être traités, ou certains demandent des compléments ? Inutile de faire trainer la réunion, le meneur peut reporter le point ou désigner une personne qui apportera les informations supplémentaires, qui seront ajoutées au compte-rendu.
  • En fin de réunion, il peut être utile de reformuler, ou de détacher les grandes lignes des propositions à entériner, ou actions à mettre en œuvre.

Faire le compte-rendu pendant la réunion

Cet exercice ne doit pas être aussi chronophage que la réunion elle-même. Le plus simple est de reprendre le découpage de l’ordre du jour et d’indiquer en dessous les prises de décision. Un scribe, désigné à cet effet, peut le faire pendant la réunion, sur son ordinateur ou de manière manuscrite. Dans cette dernière hypothèse, un tableau à 2 colonnes est parfaitement suffisant : à gauche, le sujet traité, à droite les décisions ou constats arrêtés. Cela oblige à reformuler – donc à vérifier l’adhésion du groupe – et à aller à l’essentiel en synthétisant. Un tel compte-rendu peut facilement être imprimé dans la foulée, ou scanné pour être envoyé aux participants ou assimilés.

Quelques variantes intéressantes

Pour ne pas se laisser glisser dans le confort ronronnant de la réunion statique, deux formules peuvent être testés :

  • La réunion debout.
    Elle crée à la fois une dynamique mais aussi un inconfort, incitant à aller à l’essentiel. Les participants sont moins dans la contrainte d’une posture figée (voire avachie !) et plus enclins à se sentir impliqués.
  • La réunion en marchant.
    Plutôt réservée à des échanges à deux ou trois, le « co-walking » offre une dynamique plus importante encore, surtout si elle se déroule à l’extérieur. On casse le cadre et les codes du bureau, les échanges sont plus directs et plus sincères, et le mouvement facilite la créativité. En s’aérant, on oxygène aussi ses idées !

Dans ces deux cas, l’exercice du compte-rendu est moins aisé, aussi on les réserve plutôt à des prises de décision ou avancée de projets à court terme.

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