bonnes pratiques

10 habitudes pour mieux s’organiser

Cette rentrée c’est décidé, on se simplifie la vie ! Au cœur de cette organisation optimisée, il y a la structuration de notre temps. Voici quelques conseils, issus des meilleures méthodes de productivité.

Un contenu proposé par Inspirations

Publié le 20 septembre 2021

Auteur : Laurence Roux-Fouillet

Passer 10 minutes à retrouver un document important ? S’interroger tous les matins sur ce que l’on va mettre – et enfiler finalement le même combo jeans/pull noir ? Tournicoter entre les rayons du supermarché en se demandant ce que l’on va bien pouvoir manger ? Autant d’agacements au quotidien qui nous font perdre notre calme… et notre temps. Que d’énergie dilapidée inutilement dans les affres d’un quotidien ballotté entre boulot et vie perso ! Alors que les choses pourraient être rendues plus efficaces avec un minimum d’organisation. Un objectif à mettre au cœur de la rentrée, non pas pour virer à la maniaquerie, mais pour réussir (enfin !) à trouver du temps pour soi.

De nombreuses méthodes de gestion du temps ou de rangement existent, plus ou moins coercitives. Si elles sont redoutablement efficaces, elles peuvent toutefois apparaître décourageantes au début, par les contraintes qu’elles imposent – à commencer par celle de les suivre à la lettre. Je vous propose plutôt dix petites habitudes à mettre en place (ensemble ou séparément), pour déjà faciliter les choses.

1 – Écrire pour planifier

L’agenda numérique est, certes, pratique et léger, mais le meilleur moyen de structurer son temps pour alléger son mental reste l’écriture. Que vous fassiez le choix d’un agenda papier, d’un carnet vierge ou pré-rempli, ou de mon chouchou le bullet-journal (LE champion de MON organisation), c’est en posant les rendez-vous, les notes et les idées qu’on peut structurer les choses sans rien oublier – et sans plus avoir à les retenir. L’effet soulagement est garanti. Comme le dit David Allen, auteur de la méthode déposée de productivité GTD – Getting things done  :  « Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir ». Poser les choses sur le papier libère l’esprit et atténue la charge mentale.

2 – Faire une to-do list en trois temps

En complément du point précédent, on ne présente plus la « liste des choses à faire », qui aide à ne rien oublier, avec en prime la satisfaction de barrer ce qui a été accompli. Pour ma part, je l’utilise de trois manières.
Le soir, je recense tout ce que j’ai à faire le lendemain. Une action « vide-tête » indispensable, qui participe à mon meilleur sommeil – et évite que je me réveille en sursaut à trois heures avec une idée en tête.
Le matin, je la reprends pour cette fois programmer ma journée, en ordonnant les actions et objectifs à mener à bien, et au besoin en m’aidant de l’habitude n°3.
Le dimanche soir, j’envisage ma semaine en listant et répartissant ce qui va la structurer : les rendez-vous et autres réunions prévus, dans lesquels j’intercale les choses à faire.

3 – Trier avec une matrice d’Eisenhower

Dans les années 1950, le célèbre général américain était connu pour être un champion de la productivité. Il a créé ce modèle de prise de décision – et de choix des activités à ordonner, en croisant deux critères sur une abscisse et une ordonnée : les tâches plus ou moins urgentes et celles qui sont plus ou moins importantes. J’avais déjà eu l’occasion de vous la présenter en détail dans un article précédent.

4 – Alterner phases de travail et de récupération avec la technique Pomodoro

Notre concentration est volatile – et, du fait de la chronobiologie, variable selon les périodes de la journée. Si vous parlez italien, vous savez que pomodoro signifie « tomate », et fait directement référence au minuteur de cuisine qui a cette forme. Un minuteur à utiliser pour s’atteler à une tâche pendant 25 minutes (la durée optimale de notre concentration), sans faire quoi que ce soit d’autre, avant de s’accorder une pause de 5 minutes (boire, marcher un peu, penser à autre chose), puis de redémarrer une deuxième « tomate » de 25 minutes, suivie d’une pause courte, etc… Au bout de quatre « tomates », on s’accorde une pause plus longue, de 20 à 25 minutes.

5 – Se coucher plus tôt

Le conseil de votre mère, d’une efficacité imparable ! Pour être en forme le lendemain, respectez vos besoins de récupération, et en particulier le point de départ de votre sommeil physiologique, indiqué par l’apparition des signaux du sommeil : baisse de vigilance, bâillements, sensation de picotements au niveau des yeux…
Faites le test pendant une semaine : couchez vous simplement une demi-heure plus tôt pour constater les effets sur votre attention et vos performances le lendemain.

6 – Préparer ses affaires la veille

Lorsque vous étiez adolescent, avez-vous remarqué à quel point vous gagniez du temps quand vous faisiez votre sac à l’avance, en regroupant vos cahiers de cours, manuels et autre matériel d’arts plastiques ? A l’inverse, lorsque vous les cherchiez le matin, dans un demi-sommeil, il vous est fréquemment arrivé d’être en retard au lycée. Eh bien réhabilitez cette bonne habitude ! Ça n’est pas naïf, ça fait juste gagner du temps et s’endormir du sommeil du juste.
La veille, jetez un coup d’œil à votre agenda (et à la météo) et préparez non seulement ce qui est nécessaire à vos activités quelles qu’elles soient, mais aussi tous vos vêtements, et les choses que vous devez impérativement ajouter à votre sac à main (chéquier, clé USB, carte Vitale…).
Ce conseil très pragmatique est l’un de ceux qu’appliquent rigoureusement les adeptes de la méthode FlyLady, le surnom de l’américaine Marla Cilley. Auteure de « Entretiens avec mon évier » (!) cette petite fée qui vole d’une activité domestique à l’autre a édicté un ensemble de routines pour simplifier les courses, le ménage, le rangement et globalement l’organisation de la maison.

7 – Planifier ses repas à l’avance

Que vous rentriez tard – ou que vous ayez peu d’inspiration au moment de passer à table, réfléchir à l’avance à la composition de vos déjeuners/dîners seul ou en famille va vous faire gagner un temps considérable. Plus d’hésitations perplexes devant les ingrédients qui restent dans le réfrigérateur… Cela facilite aussi l’équilibre de votre alimentation et la constitution de la liste de courses, avec à la clef moins de gâchis alimentaire. Cette réflexion est à mener sur une semaine, en vous adaptant au temps que vous avez. Et si vous voulez optimiser encore, vous pouvez opter pour une session de batch-cooking le dimanche.

8 – Partager un tableau des choses qui manquent

Dans la série « ne rien oublier lorsqu’on fait ses courses », on peut encore améliorer en plaçant dans un endroit visible de la maison (entrée, porte du frigo…) un tableau blanc et un feutre effaçable pour que chacun puisse inscrire ce qu’il faut acheter, au moment où il se rend compte que cela manque. Chaque membre de la famille est à responsabiliser pour signaler le flacon de shampoing presque fini, les cartouches d’encre à changer, le thé dont on a pris le dernier sachet… Au moment de partir au supermarché, il suffit de le prendre en photo pour compléter sa liste sans effort.

9 – Avoir des routines

Si la répétition peut avoir un côté ennuyeux, la modélisation de certaines tâches permet de s’en débarrasser au plus vite. C’est l’intérêt des routines, avec un atout supplémentaire : ne plus avoir à se poser de questions et faire les choses par automatisme, selon un programme choisi et établi une fois pour toutes. Dans de nombreuses circonstances, la routine est rassurante.
On peut donc se créer des routines dans le temps : routine matinale (choix et ordre des différentes activités qui s’enchaînent idéalement du lever jusqu’au départ de la maison), routine ménage/rangement ou sport/beauté (spécialisation d’un jour/moment de la semaine pour un type de tâche ou d’activité) ou encore des routines méthodologiques (ordre dans lequel on exécute une action complexe).

10 – Faire des sprints de 15 minutes

Le pire ennemi de l’efficacité, c’est la procrastination. Face à une tâche réputée longue, complexe ou ennuyeuse, nous renâclons à nous y mettre et reportons à plus tard – ce qui empire la situation et augmente le temps nécessaire pour s’en défaire. Pour dépasser cet obstacle, notre FlyLady conseille des « sprints » de 15 minutes : on s’attelle à une tâche pendant un quart d’heure – chrono ou minuteur en main – ni plus, ni moins. Une action-commando recommandée en particulier pour ce que Marla Cilley appelle les « hots spots », comprenez ces coins à bazar qui allument des petits incendies domestiques, tant les affaires s’y accumulent : chaussures, vêtements, papiers, sacs…
Une autre idée de sprint : traverser votre foyer avec un sac poubelle à la main pendant 15 minutes et jeter inexorablement tout ce qui doit l’être.

Ultime conseil : ne mettez surtout pas en place toutes ces habitudes en même temps. Repérez d’abord les deux ou trois qui vous paraissent les plus pertinentes ou utiles au regard de vos besoins. Et demandez-vous dès maintenant : que vais-je pouvoir faire de ce temps gagné ? Lecture, massage, sieste, dessin… ? C’est une excellente motivation !

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