Vous ouvrez votre agenda et vous constatez que votre to do list s’allonge en même temps que votre inquiétude grandit. En décembre, il est fréquent que les activités se bousculent et nous sommes nombreux à devoir boucler des impératifs professionnels avant la trêve des confiseurs – tout en assurant l’achat des cadeaux de Noël ou la préparation d’agapes à venir.

Face à l’ampleur de la tâche, on pense souvent qu’on va finir par s’en sortir. Ou bien on se dit qu’on n’a pas le choix et qu’il faut avancer, coûte que coûte. Or, il arrive toujours un moment où l’on constate qu’on est face à l’effet entonnoir : à l’évidence, toutes les activités prévues ne vont jamais passer dans le laps de temps imparti. C’est généralement à ce stade que le stress monte et que l’anxiété nous envahit – nous faisant perdre encore plus nos moyens.

Pourtant, vous le savez (d’aucuns vous l’ont même répété), il n’y a que 24 heures dans une journée, et toutes ne sont pas productives. Vous lever plus tôt ou vous coucher plus tard – au prix de votre santé – n’y changera rien, il va bien falloir trouver une solution.

Deux lois du temps sont également à considérer dans ce processus :

– La loi de Pareto, ou loi des 80/20 : 20% de notre temps est responsable de 80% de nos résultats – et inversement. Cette loi suppose donc de séparer ce qui est essentiel de ce qui l’est moins.

– La loi de Hofstadter : les choses prennent plus de temps que ce que nous avions prévu. Une mauvaise évaluation entraîne souvent une mauvaise planification.

Pour remédier à cet engorgement, plusieurs stratégies s’offrent à vous, pour autant que vous vous autorisiez à les mettre en place. Car l’effet entonnoir se heurte fréquemment au syndrome du/de la bon(ne) élève, qui nous empêche de prendre les décisions qu’il serait raisonnable d’appliquer, de peur d’être mal jugé. La culpabilité prend alors le relais, avec son lot de remontrances internes.

Il est donc primordial de mettre son perfectionnisme dans sa poche, avant d’affronter la situation de manière réaliste, selon plusieurs options éventuellement cumulables :

– Option 1 : revoir sa planification

Listez tout ce qu’il vous reste à faire, en ne gardant que l’essentiel, et dispatchez ces activités dans le temps qu’il vous reste, en exploitant au besoin les temps masqués (transports, attente…).

– Option 2 : abaisser ses exigences

Choisissez celles des activités à effectuer pour lesquelles vous pouvez vous contenter d’un niveau de résultat moyen. Il s’agit en particulier des tâches ou actions pour lesquelles les détails sont chronophages et n’ont que peu d’incidences sur la qualité de leur achèvement.

– Option 3 : négocier un délai supplémentaire

Il est souvent possible de faire bouger une échéance. Parfois, il suffit juste de demander. Dans la liste des tâches à accomplir, ou des activités pour lesquelles vous vous êtes engagé, optez pour celles dont la temporalité est relative. Proposez à votre interlocuteur un nouveau délai de remise ou d’exécution, tenable cette fois. Une astuce supplémentaire consiste à énoncer qu’à l’échéance convenue, le résultat sera effectif à 80%, alors qu’avec un peu plus de temps, l’intégralité pourra être obtenue.

– Option 4 : supprimer une tâche

C’est la stratégie ultime quand, à l’évidence, ça ne passe pas… Il faut choisir délibérément ce qui va devoir être annulé. Mieux vaut d’ailleurs choisir que d’être contraint d’en faire le constat tardif. Et parfois, il est préférable de condamner une action pour sauver toutes les autres.

La plupart du temps, il s’agit d’une tâche pour laquelle vous n’êtes pas indispensable ou n’apportez pas de valeur ajoutée : réunion à laquelle vous êtes associé, sans être partie prenante dans le projet final, activité qui peut être remplacée par une alternative… J’y classe en particulier les invitations auxquelles on répond par gentillesse, devoir, voire pitié, et qui nous coûtent en temps et en énergie.

S’excuser poliment, même à la dernière minute, est une manière de respecter son propre rythme. Dans la mesure du possible, faites-le en énonçant des faits, et sans chercher à vous justifier, ce qui accentuerait un sentiment de culpabilité. Contrairement à ce que l’on s’imagine, la compréhension des autres et à la mesure de celle que nous avons-nous-mêmes pour leurs faiblesses ou manquements. Elle le sera d’autant plus si cette option est rare, car elle reste le dernier recours dont il ne faut pas non plus abuser.

Précisément, si vous avez dû mettre en place l’une de ces options, prenez ensuite le temps d’analyser à tête reposée ce qui s’est passé. Remémorez-vous les circonstances dans lesquelles vous avez accepté une contribution quelle qu’elle soit, ou lancé ces différentes projets ou activités. Avez-vous péché par excès de confiance, de gentillesse, d’orgueil, d’optimisme, d’engagement ? Avez-vous sous-estimé l’ampleur de la tâche ou la difficulté des moyens à mobiliser ? Avez-vous tendance à procrastiner ?
L’objectif de cette analyse a posteriori n’est pas de vous culpabiliser mais de comprendre votre fonctionnement et de mieux aborder les choses, ou de mieux calibrer vos engagements, dans des perspectives futures.